Politique de confidentialité
Cette politique explique comment les données à caractère personnel sont traitées dans le site vetospital.com, l'application app.vetospital.com, l'espace propriétaire et l'espace vétérinaire traitant (VTT).
1. Qui est responsable des traitements ?
Pour la gestion du site, des demandes de démonstration, de la relation commerciale, des comptes techniques VETOSPITAL, de la sécurité et du support, le responsable du traitement est VETOSPITAL, SASU au capital de 2 000 euros, RCS Avignon 130 610 710, 374 Rue des Cantarelles, 84270 Vedène, France. Contact : contact@vetospital.com.
Pour les données saisies dans VETOSPITAL dans le cadre de la prise en charge d'un animal, la structure vétérinaire cliente détermine les finalités du traitement et agit en principe comme responsable du traitement. VETOSPITAL traite ces données pour son compte en qualité de sous-traitant, selon le contrat et l'annexe de traitement des données.
2. Données pouvant être traitées
- Utilisateurs professionnels : identité professionnelle, e-mail, structure(s) autorisée(s), identifiants techniques, journaux de connexion et de sécurité, paramètres et informations de support.
- Propriétaires ou détenteurs : nom, prénom, téléphone, e-mail et informations nécessaires au suivi de l'hospitalisation et aux communications décidées par la structure vétérinaire.
- Animal : identité, espèce, race, sexe, âge/date de naissance, poids, identification, motif, traitements, observations, documents, images et données de suivi. Ces informations sont protégées avec le même niveau d'attention et dans le respect du secret professionnel vétérinaire lorsqu'elles sont reliées à un propriétaire identifiable.
- Vétérinaires traitants/référents : identité ou structure professionnelle, e-mail, rattachements autorisés à un patient, communications, demandes de rappel et journaux d'accès.
- Prospects : informations volontairement transmises via le formulaire de démonstration.
3. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base / rôle |
|---|---|
| Répondre à une demande de contact ou de démonstration | Mesures précontractuelles et, selon le cas, intérêt légitime à répondre aux demandes professionnelles. |
| Fourniture de VETOSPITAL, abonnements et support | Exécution du contrat avec la structure cliente. |
| Authentification, sécurité et journalisation | Intérêt légitime à sécuriser le service et, le cas échéant, exécution du contrat. |
| Hospitalisation, communication propriétaire et partage au VTT | Base déterminée par la structure vétérinaire responsable du traitement ; VETOSPITAL agit comme sous-traitant. |
| Obligations comptables, légales et litiges | Obligation légale et intérêt légitime à constater, exercer ou défendre des droits. |
4. Communication propriétaire
L'accès propriétaire est un service de suivi mis à disposition par la structure vétérinaire. Il n'est pas fondé sur une case générale « J'accepte le RGPD ». Le propriétaire est informé du traitement et peut exercer ses droits auprès de la structure qui prend en charge son animal. VETOSPITAL peut assister la structure dans le traitement de ces demandes.
5. Espace vétérinaire traitant (VTT)
Un compte VTT ne donne pas un accès général aux patients d'une structure. L'accès à un patient est conditionné par un rattachement explicite entre la structure VETOSPITAL, l'hospitalisation et le contact VTT autorisé. Les accès et actions utiles à la sécurité sont journalisés. La structure peut révoquer l'accès.
Lorsqu'un dossier médical final est mis à disposition du VTT, ce dossier et les données strictement nécessaires à son identification et à son accès peuvent rester disponibles pendant au maximum 365 jours après la sortie, sauf révocation antérieure par la structure émettrice.
6. Lecture automatisée d'images lors d'un import
Lorsqu'un utilisateur choisit volontairement l'import d'une capture ou d'une image de dossier, l'image peut être transmise à Cloudflare Workers AI afin d'en extraire les informations utiles. Cette fonction doit être utilisée uniquement pour les documents nécessaires à l'admission et conformément aux instructions de la structure cliente. Les garanties de transfert sont encadrées contractuellement par le DPA Cloudflare et ses clauses contractuelles types.
7. Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles uniquement aux personnes autorisées selon leur fonction et le contexte : personnels de la structure cliente, VTT explicitement autorisés, personnel VETOSPITAL habilité lorsque nécessaire au support ou à la sécurité, et prestataires techniques encadrés contractuellement. Les principaux prestataires sont Cloudflare et Supabase.
8. Transferts hors Union européenne
Lorsque des traitements ou accès impliquent un pays tiers, ils sont encadrés par les mécanismes prévus par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types et les garanties des accords de traitement des prestataires. Les données principales Supabase sont hébergées en Irlande ; les stockages R2 applicatifs et la base D1 VTT concernés sont configurés avec une juridiction Union européenne. Workers AI peut utiliser une infrastructure d'inférence hors UE.
9. Durées de conservation
- Liens magiques propriétaire : 48 heures.
- Après sortie : accès propriétaire limité à 24 heures.
- Photos et vidéos de communication propriétaire et médias VTT courants : suppression à la sortie, avec mécanismes techniques de réconciliation.
- Photos patients : rétention technique de 7 jours après la sortie.
- Dossier médical final partagé au VTT et données strictement nécessaires à cet accès : maximum 365 jours après la sortie, sauf révocation antérieure.
- Demandes commerciales d'un prospect non client : maximum trois ans après le dernier contact émanant du prospect, sauf nécessité juridique distincte.
- Données de facturation et pièces comptables : durées légales applicables.
10. Traceurs et stockage local
VETOSPITAL n'utilise actuellement ni régie publicitaire ni traceur marketing ni outil d'analyse comportementale tiers. Les stockages locaux utilisés par l'application sont nécessaires à l'authentification, au choix de structure, aux préférences, à la mise en cache et au fonctionnement hors ligne. Voir la page Traceurs et stockage local.
11. Vos droits
Selon le traitement et sa base juridique, vous pouvez disposer des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et, lorsque les conditions sont réunies, de portabilité. Pour les données cliniques traitées pour une structure vétérinaire, adressez-vous en priorité à cette structure. Vous pouvez également écrire à contact@vetospital.com. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.
12. Sécurité
VETOSPITAL met en œuvre notamment une authentification, des contrôles d'accès par structure, des politiques de base de données, des URLs/fichiers protégés, une journalisation de sécurité, des stockages privés, des mécanismes de révocation et des sauvegardes/caches isolés par compte ou structure. Aucun dispositif ne pouvant garantir un risque nul, les incidents sont documentés et traités selon une procédure dédiée.
13. Contact
Contact général et protection des données : contact@vetospital.com.